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ERA
  • 5/27/2025
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00:00Hello,大家早晨,又來到我們的Melody專家話了,今天我們傾傾繼續這個invoicing,因為最後衝刺了嘛,所以有什麼想知想問的話,今天把握時間,我們現場也有autocloud的銷售及營銷總監,我們Alex的Alex小安。
00:19Alex小安,是的,我們說到最後的衝刺呢,從今天開始已經倒數35天了,不知道各位老闆們準備好了嗎?那如果還有任何疑問的話呢,就一定要趁著這個FB live在我們的comment box這邊留言。
00:31是的,那待會呢,我們有時間的話呢,再請一下Alex,或者是我們的這個網上的一些同事們,為我們去解答這些疑難雜症,我們待會online見,我是Melody。
00:50剛剛聽到李宗盛的凡人歌。
00:52早晨,你好,我是Jason,林振謙。
00:54早晨,你好,我是Vivian,溫慧恩。
00:56來到今天Melody專家話呢,一起來傾下關於這個電子發票呢,已經進入最後衝刺倒數35天,不知道大家準備好了嗎?
01:04是的,所以今天我們依然是請到autocloud的銷售及營銷總監,我們的Alex小安。
01:09Alex小安。
01:10小安,大家好。
01:11好啦,我們來最後衝刺的時候呢,大家可能都會很想知道很多的一些準備工夫要準備什麼東西啦,最後衝刺的這樣子的一個行動計畫當中啦,最重要是要準備什麼東西呢?
01:23對,上個星期我上來就講到有懶人包嘛,然後其中一項是講到系統,所以今天我其中一個環節是想系統方面到底有什麼功能我們是需要去注意一下的,然後它可以帶來你怎麼樣的便利。
01:39第一個就是我們POS嘛,我們的就是做銷售,零售或者是做飲食業那種POS系統。
01:46第一個功能我覺得比較重要的就是,因為如果我公司去吃個晚餐,然後我請我的客戶,然後我需要拿E-invoice,這樣其中一個功能就是我可以用我的MyE-invoice App裡面已經,那個QR Code裡面它已經有完的我全部的公司資料。
02:07然後對方的POS當場掃,然後它就可以馬上的把這種資料導進它的系統裡面,導出一個E-invoice給你,而不是我給一個NIMC在它,它慢慢打,這個是很費時嘛。
02:21這個是方法一,假如它沒有這個功能,還有第二種就是,我當時可能還沒有決定要Claim哪一間公司,可能有一些,它有幾間公司嘛,它還沒有決定的。
02:36它起碼可以把那個Receipt印出來的時候有一個QR Code,用戶就可以回到去,看幾時它方便,它就Scan,然後它再慢慢填,填了過後,它一填,它就可以把整個資料存上去LHDM,然後它會驗證。
02:51一驗證了過後,系統就會Send它一張E-invoice,就是那個所謂的E-invoice啦。這個就是POS基本上要有的啦。
03:00POS基本上比較簡單,就是在Receipt那邊我們就會要求要E-invoice,然後講到Accounting就比較麻煩了,因為它涵蓋的範圍比較廣。
03:11第一個就是我想提的,很多時候現在我遇到很多Customer,政府一直在改它的那個Format,那個API,跑去改,然後無端端又有Surprise,怎麼刪不到?
03:25我們其實也是遇到這樣的問題的,然後我們就要去看那個System的Error到底是哪裡有怪怪的Message,然後要開始去猜,原來它一些Special Character不能。
03:36就好像上一個月,它就開始有做一些號碼上的驗證,就好像電話號碼裡面你不能放Backup,你不能放Dash,以前就沒有講過不可以嘛。
03:48現在它無端端不能了,全部單就不能上了。所以這種情況之下,我們其實在一年半我們Design這個E-invoice系統的時候,我們就發覺到其實我們要有一個Cloud的Server,叫Midway。
04:01其實Midway這個所謂的Midway,一般上都是在外國那種ERP System,他們ERP System他們沒有Fully Localized去做E-invoice嘛,他們就靠Midway,他把資料傳給Midway,Midway就對到我們的LICN。
04:15所以有關於那個LICN有改什麼東西,Midway去做更改,而不需要動到ERP,因為ERP你不能隨隨便便一直做Installation,一直做Update嘛。
04:25所以這個一般上都是在大型公司,不過因為我們發覺到我們對的客戶很多,萬一政府一改啊,我們幾十萬的客戶都要去Update是很麻煩的。
04:35也就是因為這個原因,我們是馬來西亞唯一的一間,自己的產品又有Midway的,所以過去的那個政府的Update幾乎沒有影響到我們的。
04:48我們發覺到一些怪怪的問題的時候,我們在Midway去改,所以我們客戶在最近不需要因為政府的那個API更改過後,而跑去Update收費。
05:00你知道Update收費是很痛苦的,你試想一下,第三個階段大概有二三十萬家公司會用E-Invoice。
05:07他一改的時候,全部人就不能做Submission了,他什麼一定是緊張嘛,就會call那個銷售商,銷售商還會去追那個收費的那個principle,就像我們這樣。
05:20我們要叫programmer跑去了解了,要重新改軟件交給銷售商,銷售商再交給客戶,不過銷售商可能對著客戶有幾千個,這樣還不是排隊排到天亮。
05:32所以這個是一個大家不要忽視的問題,第二個就是因為我們的軟件是通過API那個Midway去更新,所以你不需要因為政府改一點東西,你跑去Update,可能你不需要Maintenance了,而被迫去Sign Up Maintenance,花了好幾百塊。
05:53所以我是覺得其中一點很重要就是有Midway。
05:58但是這方面就已經方便了很多,就像是如果你Sign Up跟Autocount的話,他們已經有Midway的這個,所以任何的System的改變的話,其實都不用勞煩到老闆自己去改一些細節上的東西。
06:10那到底還有什麼software的feature需要跟大家分享,甚至在員工培訓那方面呢,待會來我們繼續聊。
06:16接著我們有Kudo這首歌,來自Belle,富士亞。
06:46如果說其他方面,如果說因為你們已經做了很多比較萬全的一些準備,有沒有聽過一些坊間真的是有人,遇到的時候不懂怎麼解決。
06:58不是,首先為什麼LHDN他不要一直過做,為什麼bracket很像細節上的東西,dash要放哪裡,等等這些。
07:05走地走地這樣咯。
07:06是咯,如果你改的話,如果用不對的系統的話就很麻煩。
07:10這個因為他們也沒有經驗,所以他是走一步看一步。
07:16Trial and error。
07:18你看他過去的這幾個月,幾乎每幾個星期他都update一次,有時候會有大影響,有時候還好。
07:29所以他永遠也不會跟你改了什麼,這個才是重點。
07:33只是你可能是要自己去發現,update的時候你沒有了過後,他現在又錯在哪裡。
07:38對,好像以前我們有一個column叫做all state 00,然後上個星期他就跟你講不能了。
07:45所以我們很簡單咯,我們的AIP server看到你有放00,all state啦,因為你要選什麼州嘛。
07:52這樣我們就把這個00,因為他不收00這個code了,他無端端不收。
07:56這樣我們就把他抽掉,把他變成空的,這樣就可以過關了。
08:00對於客戶來講呢,我們就不需要跟他講,你要注意喔,這張單他是00,所以你要把他改掉。
08:06很麻煩耶。
08:08而且真的不是每一個公司他都有自己的accountant,accountant你就,反正就叫一個accountant做,accountant也很頭痛啦。
08:15可是如果你是用對像這樣子的一個accounting system或者是software的話,就可以幫你省下很多功夫。
08:21對,所以變成大家可以去參考一下啦,尤其是可能不是專人跟我們講的話,我們不懂遇到那些難題到底是為什麼。
08:28我們就一直line啊,system down,system down,可是system down是因為什麼呢?可能就是因為這樣子的一些update啦。
08:34對對對,所以AIP就很方便,我盡可能不要進到客戶,讓他整個流程是可以很順利的完成的。
08:41我們就盡量的可以在用AIP,所謂的middleware在那邊解決。
08:45那如果說遇到可能那種網絡的問題啊,或者是那種hang gate啊,你們會怎麼去處理呢?
08:52網絡問題,我們一般上就會跟客戶講,你可以online的沒有,你可以進到google,facebook沒有。
08:58如果可以進到的話,基本上你網絡就沒有問題了。
09:00所以網絡有問題的時候,其實也不用太大擔憂了。
09:03就是你照開單也不用緊,print出那張invoice是還沒有驗證的,他就沒有一個QR code,也不用緊。
09:10等到我們的系統,他其實有一個叫retry的,我們叫retry mechanism嘛。
09:15他一直試到一可以send上去了,一驗證了,他會auto send email驗證過的那個invoice給客戶。
09:22就是那個retry不需要你去manual去按的?
09:26你們的系統就自動會retry的。
09:28就是說當遇到什麼hang gate啊,或者是那個server down,或者是那種沒有internet的時候,總之他一直try到他在可以submit成功為止。
09:38據我知道我們的公司的軟件有這個功能,其他的據我知道好像是沒有啦。
09:44因為他都在那家電腦,如果電腦一關了他就不能了。
09:48我們的是有個server嘛,假如你office有個server,我這家workstation關掉了,server還要跟你retry。
09:56然後send到去我們的middleware了,你server關掉也不用緊,因為有時候是LHCN server down,我們的middleware一直會對LHCN的server一直retry。
10:05我們繼續再聊關於這個accounting system的部分。
10:36那我們剛才有聊到關於這個accounting system這方面呢,有要什麼注意啊,或要準備的地方。
10:41剛才有說到可能LHCN的那些API的更新啊,然後就會讓大家可能會就是虛驚一場這樣子啦。
10:48還有什麼關於accounting system方面的是大家可以注意一下的?
10:52OK,我們經過這幾個月的那個跟客戶的了解過後,我們發覺到好像因為你的invoice被驗證了過後,那張單是不能更改的。
11:04然後你只可以cancel。
11:06所以你cancel,你就重新開一個新的單,你就用不同的number。
11:10或者是你要用CN去knock off這張invoice,然後再開一個新的單,都很麻煩啊。
11:16其實對中小型企業來講,他們盡可能不要在你system裡面太多cancel的單啊,或者是太多有CN啊。
11:23他怕auditor問太多,他也很難答嘛。
11:25所以這種情況之下,我們了解到其實LHCN我們了解他的API過後,我們發覺到其實那張單,只要他在72小時裡面,我可以做一個function,就是cancel他。
11:39我可以做更改的,讓整張單可以做更改。
11:42不過他的limitation就是他要在72小時裡面才可以更改。
11:46一超過72小時過後呢,你就要做CN了。
11:50所以這個大大的讓我們所謂的SME很方便,因為SME很喜歡就是開了單,可能很大程度都還會改啊。
11:59所以這個function我覺得是很重要,在下一版我們就會出來了。
12:03就至少有72小時裡面的一個buffer time這樣子啦,有任何的更改記得在這段時間裡面。
12:08那除了這個之外,還有沒有其他的support feature是我們值得注意的?
12:12還有一個就是,因為對方開單給你啊,現在我需要進到myinvoice portal去看對方開過什麼單給我。
12:18然後我才知道我的系統上,我key的單跟人家開我的單到底會不會匹配嗎?
12:26其實我們在下一個版本,我們就會出現一個我們的系統可以去抓LHN你收到的賬單。
12:33因為我A公司開給B公司,B公司可以在autocount裡面去抓,看他在myinvoice portal裡面有什麼單在裡面的。
12:40這樣就很方便,我就不用重新打那種所謂的item啊,那種所謂的invoice number,我就不用重新開始key in起咯。
12:49然後我也知道每一張單,就是這張單我一import下來,他可以做import function,然後我就可以知道這張單已經驗證過了的。
12:55要不然我要打手機電話,QR code scan一個個去看有沒有驗證。
13:00其實這樣很麻煩的,因為我當下知道他已經驗證,不過在系統裡面他沒有跟我講已經驗證。
13:06所以到時候我end的時候,我去做audit的時候啊,我都不知道哪一張單有驗證,哪一張沒有驗證,其實很麻煩的。
13:12所以我們的系統下一個版本就會有這個功能。
13:16如果有些可能還在用這可能那種excel啊,或是手動系統的老版的話,又要考慮怎樣的一些改變呢?
13:23我們ok,因為很多user現在就講,我就用myinvoice portal咯。
13:29我上次有提過,myinvoice portal其實他有一個相當不方便的地方,就是你需要,因為他不能儲存你customer的資料。
13:36就是你的地址,電話,電號號碼,全部你要放一個word file,excel你存起來,然後每次去myinvoice portal你要copy and paste。
13:45要對回吼。
13:46要copy and paste啊,一個個這樣copy and paste,其實很麻煩嘛。
13:50也就是因為這個原因,我們的cloud accounting我們就開放,完全免費給我們的,想要用來單單開單的,你就可以用autocad的cloud accounting,完全免費開單。
14:02除非你得要做full set account,這樣你才給錢。
14:05不做full set account,其實你單單拿來開單是很足夠的,因為裡面可以maintain你的customer,可以maintain你的item code,maintain你的價錢,所以你開單會方便很多。
14:14所以無論是先有的一些feature,或者是即將要有一些upgrade的feature都好,都是很方便大家的。
14:20那回來我們繼續聊一聊員工培訓的部分,又有什麼需要注意的呢?繼續留手melody。
14:26好了,繼續回到FB live的部分,大家有任何關於這個e-invoicing的疑問想問的話,都可以隨時留言給我們。
14:36同時我們也看看,剛才說到accounting system方面的話,還有沒有什麼要補充的,或者是有什麼可能接下來要注意的一些事項?
14:45就是因為你的e-invoice做了這麼多張,當然每一張e-invoice我們會知道它的status,不過有時候我們想知道一個analysis,到底這一個月我發了多少張e-invoice,然後多少張已經approved了的,就是已經validated,哪一些是fail的。
15:02所以我們的系統裡面就會有一個report,會讓你很清清楚楚知道你的整個e-invoice的submission的status是怎樣,所以你就不會漏掉。
15:14就不是有遺漏罷了,所以你們的report就是一目了然的,就是會有分column啦,就是成功的,fail的。
15:22所以這個真的是一個很棒的feature可以幫助到大家,所以大家可以去斟酌一下看看這個適不適合你用啦。
15:32因為其實像現在可能有一些還是剛才說的那種手動的系統啊,我都有一個自己的system了,我不要再去考慮別的一個system,可是你有這種新的system是幫你設想了很多,你可以省下很多的時間跟這個人工或是時間的成本。
15:48很像最近聽起來我們Melody Jungkawa這邊也是有autocount的分享啊,有沒有就是因此覺得說那我就換過這個accounting system,其實換system這件事情啊,會不會是很麻煩的?
15:58還是想要鼓勵更多人,因為像你們是很像一個one stop station這樣子啊,所有的那些software update也好啊,什麼東西都已經是做好了,那我真的是有意要轉來autocount這邊,這個會難嗎?
16:08其實還好不難的,主要只要把你的customer的data就是customer supplier跟你的stock good有在excel我們就可以import進去了,然後我們還針對一些特定的現有的市面上的一些軟件,我們有一個tools是data migration tools,它可以直接把裡面的data導過來,我們所謂的master file啦,然後做一個cut off就可以開始用了,問題不大。
16:33這個是有專人會serve你的,還是我可以賣一個system給你,然後我就是可能step by step有教你怎麼做,還是是有專人可以問的?
16:40我們有專人做,或者是你send給我們的HQ,好像如果你要用cloud accounting的話,然後你把你的data給我們,就是我們的autocount的那個,如果用我們的on prime的,就是以前是在這種installation base的,你給我你的database,我們就可以migrate,還有另外一家的軟件,我就不提他的公司名字啦,你可以把他的database交給我們,我們可以幫你migrate進去,整份data完全全都在我們的cloud accounting裡面的。
17:09我們看看大家的問題,Suzanne問說for directors claim reimbursement,譬如說for公司的一些花費的話啦,食物啊,一些用品啊等等的話,需不需要有公司名字在上面的e-invoice呢?
17:26其實據我知道就是你可以去更改你的company的那個employee handbook,你是不是可以寫說員工是可以claim這些所謂的travelling expenses啊,或者是那個所謂的餐廳用餐啊這些,只要你這樣放的話呢,你其實那張所謂的receipt也不用e-invoice了,是有一些你要做這些的更改。
17:50ok,他就是直接是一個很像一個公告這樣子啦,就是handbook那邊是直接寫,那通常有什麼expenses是可以在那邊寫到比較general一點的?
17:59就是調整,加在這個list裡面,你就講related to company的expenses,所以你就可以放travelling啦,這種所謂的,好像你講買grocery,公司要用的,其實你也可以寫進去啊,沒有問題的。
18:14這樣就不用真的一張一張這樣子e-invoice了。
18:16所以變成說你要先從你的employee handbook那邊去著手啦,先去那邊做更改。
18:24所以如果說剛才說到的那種accounting system,如果像剛才你們說那個migration是很方便的嘛,現在不會像大家想像中的這麼的困難,可是當他們需要準備什麼東西給你們呢?
18:38一般上我們要拿到現在,有兩個方法啦,一個就是他已經把data全部export去excel,這樣就很簡單啦,我們對excel裡面的data我們做import。
18:47要不然他講,我沒有辦法export去excel,我給你我現在用的軟件,我們就要看我們對這個現有的軟件了解了多少啦。
18:57如果你用的是很通用的軟件,基本上一般我們都有辦法把export出來啦,除非你用的是customize的軟件,我們就要花時間啦。
19:07萬一他是那種manual的呢?
19:09manual的很簡單,我就給一個excel他,你就把你的data填進去,然後我再幫你import,這樣會比較快。
19:16如果我給你軟件,你在裡面打也是可以啦,只是比較慢啦。
19:20沒有,我覺得老闆會問說,你們可以幫我們填的嗎?
19:23我給你那個我們手寫的,你幫我們填。
19:26你確有客戶有這樣的要求,我跟他講其實你叫我們打,key in,我們的成本高,不得了,你還是要一個服務。
19:37不是說做不到的,你說不同的價錢,不同的package,不同的service的嘛。
19:41不得了。
19:42對,不如你就做好好給我們,我們transfer data。
19:46好,我們看看Betty問的問題,他說如果用autocad的system的話,是不是需要每年都簽一個maintenance的contract等等。
19:55對,Betty問的很好,因為很多人可能會誤解,認為我sign maintenance了我才可以用那個軟件。
20:02不sign maintenance就不能用,其實maintenance專只是因為你要support,你打電話,或者是你要做version upgrade,你才需要用到的。
20:11如果你講,我有客戶用了過去的八年,他從來沒有call過我,所以他都不需要有什麼新的version upgrade,因為他的operation比較簡單。
20:20再來就是他有沒有遇到什麼問題,不需要call我,所以他不sign maintenance他可以一直用的。
20:26因為你買了軟件,你其實就不會因為沒有sign maintenance,我就stop你不可以用,他不會這樣的。
20:32除非是我擴大我的生意,這樣子有沒有需要用到你們的一些system upgrade呢?
20:37對,你可能擴大了,我公司現在的流程不一樣了,我以前沒有做online,我現在做online,我現在capture他的sales。
20:43這一些你可能就需要我們來了解你現在有的那個operation,然後我會建議你用什麼version會比較適合你的operation。
20:52在這種情況之下你就要做upgrade,當然做upgrade的時候我們會跟你講,這個upgrade會包括一年的maintenance,所以讓你整個upgrade的流程上。
21:00包括你有沒有做可能B2B,B2C,甚至是賣去國外那些都有不一樣的。
21:04那些的話轉換就需要有一些system upgrade。
21:08所以這個是隨時要做調整的話,你們都可以幫上忙的。
21:11好的,如果大家有其他的一些相關的問題想問的話,那可以繼續的留言給我們,在這個FB live底下。
21:18也可以把這個FB liveshare出去,因為真的是有非常多很有用,或者是可能之前沒有想過的一些問題呢,Alex也跟我們就很大方的分享了。
21:26大家可以繼續守著,沒問題,謝謝。
21:34每月只需17令吉50先期,autocount輕鬆搞定,e-invoicing省時60分鐘。
21:41剛剛聽到的就是張學友的《還是覺得你最好》。
21:44早安,你好,我是Jason,林珍千。
21:45早安,你好,我是Vivian,汪慧恩。
21:47繼續今天Melody專家話一齊來聊聊關於電子發票進入最後一個衝刺期。
21:51到手35日了,所以依然有autocount的銷售以及營銷總監Alex,Alex,早安。
21:57早安。
21:58那到員工培訓那方面呢,其實很多老闆都認為只要有系統裝好啊,會計能夠開單就可以了,其實是不是真的這麼簡單?
22:05那其實在很多公司的內部是不是有不同的部門都要調整做法呢現在?
22:10對,我大概可以講一下,主要有四個group的所謂的user,第一個就是會計跟財務人員,第二個就是銷售與客服團隊,第三個就是IT職員,第四個就是老闆或者是management。
22:24我講第一個就是會計,會計跟那個財務人員,講一開e-invoice,以往你就開save給客戶做錯edit就很簡單。
22:36現在因為我們的軟件我們發覺到e-invoice對於大公司來講它要有所謂的proper approval,它不想它的sales一開了過後就summit。
22:48所以我們可以,protocol裡面我們可以設定到就是它開單,它save as a draft,讓它的supervisor或者是讓finance去看沒有問題了過後,他們去做approval。
22:59剛開始的階段他們可以這樣做,可能到整個流程它順暢了過後,覺得它要授權給它的那個sales department,我們完全不需要approval的情況之下,一save就是approval,都可以的,所以這個流程上會有不一樣。
23:14再來第二個就是team number,以前一直有人講team number很麻煩,然後對方也不給,可能對方也不知道他自己的team number是什麼number,因為很多人其實他沒有去接觸到。
23:24但其實現在就很方便了,因為我們的軟件裡面就有一個function,你只要把對方的company number打進去,然後你按一個click,你就拿到team number了。
23:32這個number一定是準的,因為我們是去到LHCN那邊抓回來的。
23:37再來就是你發錯那個e-invoice怎麼辦,剛才就有講了,你要edit,是沒有問題的,72小時裡面。
23:47要不然如果沒有這個function就很麻煩,我要跑去cancel,做CN,所以會計人員大概要知道,加上training要有一些e-invoice的concept training。
23:58我們在6月7號下個星期六就有一場,場地可以容納大概到千三個人左右。
24:10這個就是最快的一場,最靠近的一場,6月7號在central。
24:14對,50塊一個人,然後買了送一,其實是非常簡單的,我們是做charity。
24:19所以剛才有說到就是for會計人員或者是finance team要注意什麼嗎?接下來如果說sales team或是做customer service的話,又有什麼要做調整的呢?
24:27也一樣,你收集customer的資料也是要make sure它是完整的,team number如果他要給你就放進去,如果沒有的話就通過軟件裡面的search的方法去拿。
24:38再來就是customer跟你講我沒有收到e-invoice怎麼辦,這樣你要看到season裡面他已經是validated還是not validated。
24:46如果not validated你要了解到有什麼error message,如果已經validated他沒有收到的話你就發給他。
24:52或者是系統會auto發給他的那個validated的那個驗證過的e-invoice。
24:57再來就是如果做錯了怎麼辦,以前做錯,現在因為公司要比較proper control,所以做錯的話一般上客服或者是sales他們不能做CM,也不能做cancel的,他都要交給finance去做。
25:14還有一個比較關鍵的幕後關鍵就是ID support team。
25:18對,ID support team如果你現在用的軟件是外國的ERP然後有對到那個middle way的,這種情況你大概要知道他背後的一些原理,然後有出現問題的時候到底要找誰。
25:33如果你的系統是客製化的,因為客製化的軟件基本上不像我們這樣賣到幾十萬個package,所以他的問題可能出現的機率會比較高一點。
25:45這種情況IT就扮演一個很重要的角色了,他要做coordinator去把他的問題找出來然後report給他的那個software供應商。
25:55不過我們autocon的軟件就是很standard的軟件,所以是好,因為去年就開始,現在為止大概接近五千多間公司在用我們的軟件了。
26:06馬來西亞現在執行到現在EMY大概有兩萬五千家左右了,我們大概在大公司,因為去年跟今年的公司都超過兩千五百萬了,所以我們大概有20%的佔有率了。
26:19所以我們發覺到他們對於我們的軟件有approval和proper的做法是非常欣賞的,因為他很擔心就是隨便改。
26:27因為很多時候軟件是需要來control整個公司的流程,而不是讓員工可以隨時隨地去改,然後到時候出來的report就糟糕了,做audit的隨時糟糕。
26:39OK,好,那稍後回來我們也看看,就是關於這個可能做invoice的時候比較常見的一些錯誤,有沒有一些案例可以跟大家分享的呢?守著melody。
26:50OK,回到我們FBlive的這一個部分,因為剛才我們說了關於幾個就是員工的培訓,比如說會計啦,finance啦,IT啦,然後還有這個sales還有customer service啦,老闆們主管們也是很重要對吧?
27:04對,一般上中大型公司跟小型公司的做法不一樣,中大型公司他們要的就是整個流程是符合compliance的,然後他有自己的一些internal audit啦,然後他們的所謂的approval process他們要很proper的。
27:23因為他們要,就是你做錯了你就要CM,然後我不可以給你delete的。不過對於小型公司就不是這樣講了,他不想這麼多CM的,那auditor會問很多,因為我們對中小型企業太多了,他講我可以cancel cancel然後重新打過新的單,然後用同樣的號碼,這是他們要的。
27:43所以他們在不違規的情況之下,他們是以效率為主,也不要製造很多問題讓那個auditor跑去問。
27:53所以如果很多的CM他們換了寫錯的話,其實auditor就真的是會去審?
27:58他們會問,為什麼你cancel很多CM,你要解釋啊。
28:03因為寫錯了。
28:05所以那個老闆講,那個員工,你知道你所謂的寫錯會造成那個auditor問,因為不合理嘛,所以他會trigger到人家會特別去注意。
28:19就非是啦,明明就沒有做錯事情,只是做錯了這些會引來一些無謂的suspicion,無謂的懷疑。
28:27所以大家一起去上課啦,最靠近的是6月7號,如果是買二送一的話,可能老闆去上一個,然後IT也要三人去啦,然後finance也要有啦,這樣就公司一天人一起去上課啦。
28:39好的,如果要知道更多詳情的話,大家可以去follow這個autocount的facebook上面,都會有一些最新的update給大家知道。
28:47因為接下來可能還會有別的一些講座可以給大家參考一下。
28:51那除了說,剛才說重大型的公司嘛,如果說是小型的公司的話呢?
28:56小型公司基本上就是,我們最近會推出那個功能就是,在72小時裡面還可以改單的那個。
29:05要不然他就,他一submit上去驗證了,他就要cancel。
29:10這個已經是upgrade了的,是已經是可以做到的?
29:12下一個版本我們就會出來了。
29:14下一個版本是幾時的?
29:15大概,我們大概在7月之前啦,肯定會在7月之前。
29:20不過,這個只是一個我們叫enhancement啦,新的功能啦,如果沒有的話,你就用回現有的方法都ok的。
29:28所以針對無論是重大型的公司,他們要求的就是規範啦。
29:32如果是小型公司的話,很多老闆就跟你講說,我要方便而已,就是你不要給我多麻煩。
29:37有任何問題的話,我都是可以即時去改的話,那就是最好的了。
29:41其實講的白一點就是,大型的公司他希望那個系統去control個人。
29:47小型公司是老闆希望他可以control那個系統,他要方便。
29:52我們看看Betty的問題,他說如果在72小時以內去edit那個invoice的話呢,需要那個customer的approval才去edit的嗎?
30:02不需要的。
30:04因為這是同一張單裡面,他不是cancel他在做什麼。
30:07其實我們的邏輯,背後的邏輯是這樣的,我會把之前那張cancel掉,重新再閃一個。
30:17這樣你就是重新再開單啊?
30:19在系統裡面其實他是同一張單來的。
30:21例如這張invoice是0001啦,所以我發覺到72小時裡面我做錯了,我跑去按一個鍵,他就會跟那個LHN的microsoft裡面講,這張單幫我cancel掉。
30:33然後在autocon裡面他還是同樣那張單,你就更改囉,按save,他會重新再閃多一張。
30:39他會number他嗎?
30:41number保留。
30:43所以這個就是為什麼他就跟那種cancel掉了的,再開多新的number,他就會跳number了,這張不會跳number。
30:52不過我們有一個log會讓你知道其實這張單之前有改過的。
30:57可是這一個是LHN,他是可以approve的?
31:00可以的可以的,是ok的。
31:05那剛才說到這個管理層和主管扮演的這個角色,所以其實也是很建議,因為剛才我們沒有提到hr的部分,hr的部分其實會比較有關聯嗎?
31:19有人的involvement嗎?
31:21會牽涉到就是剛才有提起的,就是你的所謂的game那些你就在employee handbook,你要放囉。
31:28這樣基本上hr的反而他的involvement不多,只是這一塊他要確保。
31:35所以如果真的去看你們的seminar的話,我確定你們的seminar的話,你會建議哪幾個崗位是一定要去?
31:41finance一定要去,那個跑不掉。
31:44然後老闆要去是最好啦,因為你至少知道下面他們所遇到的問題,他跟你報告的時候你也知道到底要怎麼去應對。
31:54因為有時候要聽老闆的指令,因為老闆沒有對跟錯,是你要approval還是不要approval,所以這些東西是老闆需要理解一下。
32:04不過當整個流程一般上都是account的人去做,finance的人去上。
32:09所以反而日常operation的人就其實。
32:12日常operation我覺得可能也不太需要的,是因為finance他知道了,他設定一個標準出來,然後他就跟office的人開個會,然後跟他講到這個標準要怎麼做。
32:24因為我們講的東西是覆蓋面是很廣的,所以都是account的人去聽會比較好。
32:31如果公司裡面沒有自己internal的,他就是老闆自己去的話,然後他就說沒有啦,我交給外面公司的account人這樣子去做的話。
32:39叫他跟他的account人一起去聽。
32:41請他的account人去聽咯,我幫你給那個50塊,或者你就是送的那個。
32:46因為以前我用手當開了過後就交給你,或者是我開了過後給你做年賬。
32:52現在有1in1的情況之下,大家談好了,以後我的整個做賬的方式有沒有改變。
32:59老闆你要做好什麼東西交給我,大家的工作一不會overlock,二不會做少東西。
33:05不要一年後才跟那個老闆講,做賬跟老闆講。
33:09喂你這些invoice全部都不是1in1的,你的supplier沒有給到你validated。
33:14你試想一下,大概一年後你才call他跟他拿,我不曉得你還拿得到沒有。
33:19還是好幾個臉,煩耶,你之前沒有跟我講先。
33:23OK,所以既然現在有買2送1的話,大家好好把握這個機會,就把幾個關鍵人物一起請去聽我們這個autocount的seminar了。
33:30那待會回來呢,我們大概還有4分半的這個時間,我們就快速的講一講說那個常見的invoice的一些問題咯,一些案例啦。
33:38然後之後再請Alex跟我們的一些老闆們,還有一些主管們,說說三個今天就可以去做的一些動作,到底有哪一些呢?
33:48那如果說你還有一些問題想問的話呢,可以繼續的留言在我們這個FB live的底下。
33:53也希望大家可以把這個FB liveshare出去,因為說剛才就MLHR啦,Finance啦,IT啦,老闆們啦,主管們啦。
34:01大家都需要知道的話,把這個link,把這個FB liveshare給他們,讓他們也看看我們今天的這個分享啊。
34:07就這樣,Melody。
34:18剛剛聽過了,就有林凡跟郁可唯的《聽你說》,聽他們說就對了,因為他們是專家。
34:27早上好,我是Vivian 王偉恩。
34:29早上好,我是林振晴。
34:31我們今天的專家呢,就是autocount的Alex。
34:33Alex,我們繼續來看一看,就在invoice方面,大家可能還是有很多的疑問啦。
34:37有沒有說在做invoice的時候呢,有哪一些經常常見犯的錯誤呢?
34:43我打最近的一些欄位資料,好像我們第一個就是team number啦,SSC number跟那個theory text number的錯誤啦。
34:53你一有這個錯誤,系統一定會reject你的,跑不掉的。
34:58所以如果是team number的話,你就用searching的方法,然後拿到一個對的team囉。
35:02然後剩下的SSC跟theory text number就沒有辦法了,你一定要拿到對的。
35:08如果你的客戶給你錯的,你跟他拿對的,其實他不至於這麼無容還給你錯的吧。
35:16那個機會不大了。
35:18第二個就是電話號碼的格式囉,因為在我們系統裡面我們很習慣的,我們放016,然後dash,或者是空格。
35:26或者是我會放slash,因為他那個公司有兩個號碼嘛,我就放016多少,然後slash又010幾多少。
35:33所以現在最新的應該要怎麼放,有dash還是沒有dash?
35:36不可以放slash,他不可以放special character,只有number。
35:41不過我們的AIP的存在就不用擔心,你就是放slash也好,都沒有問題的。
35:48我們在我們上面的middleware那個AIP,一個cloud server,他會看到slash他會拿掉。
35:54他自動幫你拿掉?
35:55他自動拿掉。
35:56就算是你插進去他都會幫你auto correct啦。
35:59所以就很方便啦。
36:03然後再來第三個就是你的email囉,email你其實要有一個alliance的。
36:07所以有一些人沒有放到對的他也會跟你講有error。
36:11所以我們放在有error的時候,系統現在只要有error他會彈給你,所以你要去改。
36:16所以我們的現在做法就是放在有error,我們會把它變空,然後讓你submit上去,過後你有error你要自己改。
36:23所以email裡面有underscore這樣子也是,因為他就是他用來的嗎?
36:27underscore在email裡面算是ok的。
36:30是允許的啦。
36:31我記得是沒有錯,我看到email應該是可以underscore的,如果你有special character就不能了。
36:37所以現在比較多的那個錯誤是因為沒有放alliance啊,或者是沒有放.com啊,變成你們會把它blank掉。
36:43這個email我們就blank掉了,不要讓你submit不成功。
36:46其實email是一個optional的,不過他要check你如果是錯的話他就會block你。
36:52那聽了這麼多,如果今天我是一個還沒有準備好的中小企業的老闆,現在馬上聽了這個訪問我可以做一些什麼呢?
37:00其實老闆今天要做三件事情很簡單。
37:03第一個就是你去看你的會計系統,如果你已經有系統的話,你去看一下裡面是不是e-invoice ready的。
37:09因為我發覺到現在為止還有很多客戶他call進來,我想upgrade了。
37:13然後我現在是用手單,我發覺到我不能做e-invoice,所以我要digitalize,我要subscribe你們的software。
37:23因為現在已經很趕時間了,所以沒有辦法一點點去做了。
37:27所以我們一般上現在做的方法都是做group training,讓你有辦法開單先。
37:32第二個就是打開你的會計系統,然後check一下裡面你所謂的資料有沒有填到咯,就是你的客戶的資料。
37:41最重要是你至少拿出你的top customer來看一下你的team number有沒有在裡面。
37:47要不然你開單的時候發現team number沒有,到時候也很麻煩嘛。
37:50最後一個就是做一個testing咯,我們在autocad裡面有一個你要call你的經銷商,他會把你的database換成是testing的。
37:58然後你可以做整個流程一下,maintain你的customer在裡面,然後你submit上去,看他meditation,然後e-invoice出來的話那個QR code是怎麼樣的,這些都可以。
38:08OK,所以就是一個testing這樣子啦。
38:10OK,所以就算不是正式的發票也可以拿來做一些practice這樣子。
38:13OK,所以給大家參考一下啦。
38:15那也有一些朋友很關心就是接下來,剛才我們有說到嘛,就是6月7號的時候會有Sendoo的這個講座會,之後會有其他的場次嗎?
38:25我們目前還沒有定,不過我們還會繼續做e-invoice的training,這種大型的啦。
38:32是,那最重要是大家馬上去follow我們autocad的這個facebook啦,因為會有一些最新的資訊呢,隨時都會在那邊update給大家知道的。
38:41是的,所以今天聽了這個訪問的話,千萬不要等啦,現在已經來到5月尾了大家,然後7月不要猶豫猶豫這樣子要打給你的customer啦,拿資料啦什麼的這樣子。
38:50現在呢就馬上subscribeautocad啦。
38:52是的,所以我們已經在提醒大家了,最後的這個衝刺期還有35天的時間而已,所以如果還可以提早做一些準備的話那就更好了。
39:01那今天呢在Melody君高啊,非常謝謝Alex的這個分享,我們下次再見啦,謝謝你。
39:07好,謝謝。
39:08好啦,最後呢送上有陳曉東的這一首《一萬年》,我們加班啦,守住Melody。
39:17好的,也謝謝我們在看這個FB live的朋友們,謝謝你們的提問,那希望大家可以好好的去參考一下今天所分享的資訊啦,thank you。
39:25thank you,謝謝。